Acerca del manejo del instrumento “Power Point” o similares

Como sucede con frecuencia la aparición de un nuevo instrumento lleva a su uso indiscriminado y, además, con bajos niveles de eficiencia.

En principio el uso de este instrumento tiene varios objetivos, que no siempre son claros para el que lo maneja.

Cuando estímulos (en este caso electromagnéticos –luz- y mecánicos –sonido-) que van a constituir, el mismo tipo de información o concepto, llegan mediante más de un terminal sensorial, el procesamiento de dichos estímulos se ve facilitado, la fatiga se reduce y la comprensión (a veces el aprendizaje) se refuerza. Esa es la razón por la cual, cuando se dan las condiciones necesarias en el dictado de un curso, uno de los procesos que solicitamos a los participantes es que, en grupos de no más de cuatro, se turnen para leer un documento o libro mientras los demás siguen la lectura con su propio documento.

Pero existe una cierta diferencia entre reiteración y repetición y entre un proceso de aprendizaje “sensu stricto” y un proceso de información grupal y, cuando utilizamos un programa como “Power Point”,  no debemos caer en el error de leer, punto por punto y palabra por palabra, lo que está escrito y presentado en la pantalla. Y no podemos cometer el error de colocar en la pantalla en forma escrita lo que estamos diciendo. Es algo así como tratar de analfabeto al interlocutor para el cual hemos construido el mensaje y eso sólo lo podemos hacer cuando dicho interlocutor es, realmente, analfabeto o cuando tiene dificultades de lectura. Más adelante veremos si la construcción del mensaje en “power point” facilita o dificulta su comprensión.

Si colocamos en la pantalla el código o símbolo que resume y sintetiza lo que la exposición oral manifiesta, estamos ayudando a construir el mismo resumen y la misma síntesis al interlocutor y facilitamos así la comprensión del mensaje.

El segundo objetivo es llegar con un mensaje gráfico a uno, o a un grupo, de destinatarios para facilitar la comprensión de dicho mensaje.

Un tercer objetivo es el de acompañar una exposición oral con su correlato gráfico-literario, añadiendo una dimensión más a un discurso verbal que sólo puede ser lineal. Es posible así manifestar relaciones entre diversos elementos en forma simultánea, usando abstracciones gráficas, para añadir dimensiones al discurso verbal.

Un cuarto objetivo sería el operar como pauta para la exposición oral, en los casos en que el expositor no lee un texto. Digamos de paso que la lectura de un documento genera, en el destinatario del mensaje, la sensación de que
“se está leyendo”, pero no se “le está hablando”, con la consiguiente pérdida de credibilidad. A ello puede añadirse que la sensación de que estamos frente a alguien que no sabe de qué habla, y por ello tiene que leerlo, no es la más adecuada para compartir información y que ésta parezca verídica.

Pero para lograr estos objetivos, o alguno de ellos, se requiere que el mensaje tenga el tratamiento adecuado. Y aquí es donde suelen aparecer algunos de los problemas más sustantivos.

En principio el mensaje es elaborado en una computadora usando el programa “power point” u otro similar. Aquí aparecen dos alternativas: el mensaje está hecho para que llegue a la pantalla de otra computadora, o el mensaje esta hecho para que llegue, mediante una computadora, a un “cañon” o monitor de proyección. En el primer caso la relación es de uno a uno, “1 a 1”. En el segundo caso la relación es de uno a un grupo, “1 a x”.

Los tratamientos, en cuanto a densidad informativa, son diferentes para ambos casos. En el primero, uno a uno, es posible poner en la pantalla tantos signos como podemos leer al hacer el mensaje. En el segundo caso, grupal, la cantidad de signos que podemos colocar en cada página se ve acotado por los límites de legibilidad.

Veamos ambos casos. Si estoy elaborando un mensaje en el caso de 1 a 1 es posible colocar en la pantalla entre 35 y 40 líneas con cuerpo 12. Y cada línea puede llegar a contener hasta 60 o 70 signos (incluyendo como signo el espacio entre palabras). Si el mensaje está destinado exclusivamente a la lectura, pero no a la impresión, es posible facilitar el proceso utilizando fondos oscuros y signos claros, de tal forma que el estímulo (electromagnético en este caso) acompañe a la información. Al contrario de lo que sucede en los libros, en  los que el estímulo, que es el fondo blanco del papel, no contiene información, y ésta es dada por la carencia de estímulo que es la letra negra. Pero ya hicimos la salvedad de que no podemos usar fondos oscuros y signos claros si enviamos un mensaje para su impresión, ya que el costo en tintas puede exceder nuestro presupuesto.

De todas formas debemos elegir una tipografía. Es claro que, cualquiera sea la relación entre el signo y el fondo, el tipo elegido debe facilitar la lectura y no perturbarla. Es claro que las diferencias entre estos tipos o estos otros, por ejemplo, y el que estamos usando es sustantiva. Cualquiera de los cinco anteriores es difícil de leer, genera fatiga y, por lo tanto, reduce la comprensión.

En el caso de “1 a x” no caben dudas en cuanto a la colorimetría: fondos verdes o azules y signos amarillos constituyen el mejor contraste. No sólo porque el estímulo acompaña a la información, sino porque el contraste entre los colores citados reduce la fatiga perceptiva. También sería posible usar un gris medio y signos amarillos o anaranjados, pero no es recomendable el blanco sobre negro, ya que este nivel de contraste acentúa la fatiga perceptiva.

Debemos tener en cuenta que la retina, y en particular los terminales nerviosos llamados conos –responsables de la percepción del color- y agrupados en forma mayoritaria en la fóvea, no tienen la misma respuesta a todos los colores. A igual intensidad luminosa, la parte del espectro que va desde el amarillo a rojo tiene mayor respuesta.

Lo antes dicho sobre los tipos tiene igual valor en este caso. Pero la cantidad de signos que podemos colocar en la pantalla, si queremos estar seguros de que pueden ser percibidos claramente hasta por el último observador, es muy diferente y limitada. En general no debemos colocar más de 16 a 22 líneas y en cada línea no debe haber más de 30 a 35 signos. Claro está que estas cifras son aproximadas, ya que dependen, en última instancia, de las dimensiones de la sala o ámbito en que se observa el mensaje y, por lo tanto, de la mayor o menor cantidad de observadores del mismo. Mi experiencia reiterada es que la mayor parte de las veces, en las conferencias a las que asistí, desde la quinta o sexta fila para atrás, no era posible leer nada.

Además debemos tomar en cuenta que disponemos de una superficie informativa acotada. Si en ella introducimos estímulos ajenos al mensaje que deseamos compartir, estamos introduciendo ruido. No es razonable mantener en la pantalla un conjunto de signos o símbolos que ocupan espacio pero sin la pertinencia requerida por el discurso.

Si tomamos en cuenta lo antes expuesto, nos será posible obtener la mayor utilidad de un instrumento que, en caso contrario, será más un estorbo que una ayuda.

Con los nuevos cañones de proyección disponibles, de alta luminosidad, ya es posible reducir la exigencia de oscurecimiento del ámbito. Pero hasta que no aparezca la nueva generación que permita la observación con plena luz, no quiero usar el “power point”. Las razones son diversas. En primer término yo necesito observar la expresión de los participantes para regular el ritmo, el nivel y la densidad de mi discurso. En segundo lugar, el oscurecimiento en la mañana o después del almuerzo, genera la secreción de melatonina y los participantes comienzan a reponer el sueño de la noche trasnochada o a sumergirse en una siesta digestiva realmente necesaria.

Pero, además, los participantes nos están observando, tanto en una clase como en una exposición. Y las primeras cosas que observan son: Si conocemos el tema del cual estamos hablando; si sabemos cómo exponer ese tema; y si tenemos reales ganas de compartir lo que sabemos sobre el tema. Para realizar este análisis, no consciente en general, los participantes tienen que ver al expositor, ya que algunos de los factores sólo son discernibles a partir de la gestualidad.

Por todo lo dicho no podemos caer en el uso de una nueva herramienta sólo porque está disponible. Debemos darle el uso correcto cuando, realmente, es necesaria para facilitar la comprensión del discurso que estamos tratando de compartir con un interlocutor.